Quelltext der Seite How-to AStA-Orga


Anleitung für die AStA-Organisationsleitung der Studierendenvertretung der Uni Konstanz 

== Anforderungen ==

=== Allgemein ===
* Organisationsfähigkeit
* Zuverlässigkeit
* Kommunikationsfähigkeit
* Kenntnis der Geschäftsordnung (GO)
* Grunderfahrung im AStA

== Aufgaben ==

=== Zu Beginn des Amtes ===

* Zugangsdaten für E-Mail (und gleichzeitig Cloud und BigBlueButton) beim Vorgänger oder dem StuVe-Sekretariat besorgen
* E-Mail-Signaturzeile ändern
* GO Lesen
* Einführung von Vorgänger oder Vorsitz bekommen

=== Einladen (§ 2 GO) ===

==== Tagesordnung (TO) erstellen (§ 4 GO) ====

* dauerhafte Tagesordnungspunkte
** Eröffnung
** Frag den AStA
** ggf. Verabschiedung Protokoll (§ 12 Abs. 6 GO)
** Berichte (§ 16 Abs. 3 GO)
** Sonstiges
* spezifische TOPs
** Anträge
** Bitte etwa des Vorsitzes

==== Sitzungsunterlagen fertig machen ====

* ggf. in PDF umwandeln
* ggf. Aktenzeichen eintragen/korrigieren

==== Versenden der Sitzungsunterlagen ====

* in Sitzungsordner in Cloud
** dort laufend aktualisieren
* Versenden an StuVe-Info-Mailman
** evtl. einen Nachtrag versenden
* ausgedruckte Tagesordnung an StuVe-Brett beim Campus Café aufhängen
* Einladungsfrist (2 Tage bei ordentlicher Sitzung) beachten
* in E-Mail schreiben, wer Protokoll schreiben muss (gemäß Protokollreihenfolge)
* ggf. Nachrücker bei StuPa-Vertretungen informieren
** auch andere Abmeldungen im Blick haben und um Beschlussfähigkeit bemühen (§ 5 GO)

=== Sitzungsleitung ===

==== vor der Sitzung ====

* Teilnehmerliste (Vorlagf in Clouda anpassen) ausdrucken und eintragen lassen
* ggf. online mit Eule und BigBlueButton vorbereiten (§ 14, 15 GO)
* ggf. Protokoll-Laptop bereit stellen

==== während der Sitzung (§ 8 GO) ====

* Eröffnung
* Vorschlag Sitzungs- und Redeleitung und Protokoll
* Vorstellung und Beschluss Tagesordnung
* jeden TOP ansagen, ggf. Einführung geben
* Redeleitung: Wortmeldungen in Reihenfolge notieren und drannehmen, GO-Anträge und ggf. Zwischenfragen werden sofort aufgerufen
* Diskussion zum Ergebnis führen
* ggf. GO-Anträge behandeln (§ 7 GO)
* Sitzung schließen

==== Nach der Sitzung ====

* ggf. Eule und Protokoll-Laptop zurück räumen
* Teilnehmerliste abheften
* ggf. Ergebnis kommunizieren (etwa mit Antragsstellern) oder um Umsetzung kümmern

=== Protokoll (§ 12 GO) ===

* vom Protokollanten bekommen (ggf. nachhaken)
* überarbeiten
** abgleichen mit Protokollvorgaben für Aufwandsentschädigungen
** insb. Formalia: Aktenzeichen, Anwesenheitsliste, Entschuldigt-Status, sind alle Beschlüsse (auch zu Änderungen und GO-Anträgen) klar?
** Bei zu schlechter Qualität den Protokollanten zur Überarbeitung geben
* in nächster Sitzung beschließen lassen
* selbst unterschreiben und Unterschrift vom Protokollanten organisieren
* in Papier im AStA-Ordner abheften
* in Protokoll-Ordner in Cloud laden (Die ITler laden es dann auf die Webseite → ab und zu kontrollieren und ggf. erinnern)

=== Mail-Postfach ===

* regelmäßig rein schauen
* ggf. an zuständige Stellen (etwa Referate) oder Vorsitz weiterleiten
* Antragsstellern antworten und ggf. zur Sitzung einladen
** externe Antragssteller mit umfangreicheren oder problematischen Anträgen erst eine Woche später einladen, Antrag aber vorher schon auf TO setzen, damit intern besprochen werden kann

=== weiteres ===

* in Austausch mit Vorsitz stehen, bei Anträgen ggf. auch mit Finanzreferenten/Haushaltsbeauftragtem
* an Gremienvorsitzsitzungen teilnehmen (etwa einmal im Monat)