Aktenzeichen: Unterschied zwischen den Versionen
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Ein Aktenzeichen ist eine einheitliche systematische Kennung für ein Dokument. | Ein Aktenzeichen (Az.) ist eine einheitliche, systematische Kennung für ein Dokument. | ||
In der StuVe werden Sitzungsunterlagen (Einladungen, Anträge, Protokolle, ...) im Dokumentenkopf und im Dateinamen mit einem genormten Aktenzeichen versehen. | In der StuVe werden Sitzungsunterlagen von Gremien (Einladungen, Anträge, Protokolle, ...) im Dokumentenkopf und im Dateinamen mit einem genormten Aktenzeichen versehen. Sie ermöglichen eine eindeutige Zuordnung und Verweisung. | ||
== Aufbau == | == Aufbau == | ||
Der Aufbau ist gemäß StuPa-Beschluss<ref>[https://cloud.uni-konstanz.de/index.php/f/197237082 13.StuPa.2025-06-26.Antrag-EinheitlicheAktenzeichen]</ref> wie folgt: | Der Aufbau ist gemäß StuPa-Beschluss<ref>[https://cloud.uni-konstanz.de/index.php/f/197237082 13.StuPa.2025-06-26.Antrag-EinheitlicheAktenzeichen]</ref> wie folgt: | ||
<code><big>Legislatur.Gremium.JJJJ-MM-TT.Dokumententyp-NameWeitererName</big></code> | |||
Das Datum entspricht dem Sitzungsdatum, nicht dem Versende-/Erstellungsdatum des Dokuments. Als Dokumententyp steht insbesondere zur Auswahl: Einladung, Protokoll, Antrag, Bewerbung, GO, Rechenschaftsbericht. Bei Protokollen und Einladungen soll als Name die Sitzungsnummer | Das Datum entspricht dem Sitzungsdatum, nicht dem Versende-/Erstellungsdatum des Dokuments. Als Dokumententyp steht insbesondere folgendes zur Auswahl: Einladung, Protokoll, Antrag, Bewerbung, GO, Rechenschaftsbericht. Bei Protokollen und Einladungen soll als Name die zweistellige Sitzungsnummer (ggf. mit vorangestellter 0) verwendet werden. | ||
Es kommen keine Leerzeichen oder Unterstriche vor, stattdessen wird Camel Case (Großschreibung jedes Wortes) verwendet. Nicht verwendet werden dürfen außerdem folgenden Zeichen, da Windows diese nicht unterstützt: <, >, :, ", /, \, |, ?, *. Außerdem darf kein Punkt am Ende stehen. | |||
Beispiele: | |||
* 13.StuPa.2025-06-26.Antrag-EinheitlicheAktenzeichen | |||
* 13.WahlA.2026-04-27.Einladung-08 | |||
== Einzelnachweis == | |||
<references /> | |||
[[Kategorie:Organisation]] | |||
Aktuelle Version vom 7. Juni 2026, 09:20 Uhr
Ein Aktenzeichen (Az.) ist eine einheitliche, systematische Kennung für ein Dokument.
In der StuVe werden Sitzungsunterlagen von Gremien (Einladungen, Anträge, Protokolle, ...) im Dokumentenkopf und im Dateinamen mit einem genormten Aktenzeichen versehen. Sie ermöglichen eine eindeutige Zuordnung und Verweisung.
Aufbau
Der Aufbau ist gemäß StuPa-Beschluss[1] wie folgt:
Legislatur.Gremium.JJJJ-MM-TT.Dokumententyp-NameWeitererName
Das Datum entspricht dem Sitzungsdatum, nicht dem Versende-/Erstellungsdatum des Dokuments. Als Dokumententyp steht insbesondere folgendes zur Auswahl: Einladung, Protokoll, Antrag, Bewerbung, GO, Rechenschaftsbericht. Bei Protokollen und Einladungen soll als Name die zweistellige Sitzungsnummer (ggf. mit vorangestellter 0) verwendet werden.
Es kommen keine Leerzeichen oder Unterstriche vor, stattdessen wird Camel Case (Großschreibung jedes Wortes) verwendet. Nicht verwendet werden dürfen außerdem folgenden Zeichen, da Windows diese nicht unterstützt: <, >, :, ", /, \, |, ?, *. Außerdem darf kein Punkt am Ende stehen.
Beispiele:
- 13.StuPa.2025-06-26.Antrag-EinheitlicheAktenzeichen
- 13.WahlA.2026-04-27.Einladung-08