How-to Vollversammlung

Dies ist eine Anleitung für die Durchführung einer Vollversammlung.

Der Artikel basiert auf dem "How to VV - Wie man eine Vollversammlung organisiert" der KoKo (Koordinationskomission des AStA) von 2016.

Laut Organisationssatzung der VS muss mindestens einmal im Semester eine studentische Vollversammlung stattfinden. Hier ist alles aufgeführt, was man für die Organisation einer Vollversammlung wissen muss.

Vorbemerkungen

• Alle Angaben ohne Gewähr!
• Das hier ist eine recht ausführliche Beschreibung der einzelnen Aufgaben - unten findet ihr eine übersichtlichere Checkliste zum Abhaken in chronologischer Reihenfolge.
• Achtet darauf, eine Hauptverantwortliche zu bestimmen, die den Überblick über die Planung behält (Vermeidung von Verantwortungsdiffusion) und delegiert genügend Aufgaben.
• Fangt frühzeitig an zu planen – Institutionen sind träge und alles dauert länger als man denkt!
• Zur Reservierung von Raum, Werbe-Material und Technik: Je früher, desto besser – sonst ist es evtl. vergriffen.
• Wer sich beim Umgang mit Stimmzetteln oder anderem Papier zuerst schneidet, bekommt das VV-Datum auf die Stirn gestempelt.
• Es fehlen bestimmt noch einige Dinge auf der Liste und es werden sich auch immer wieder Änderungen ergeben. Aktualisiert und ergänzt diese Hilfestellung also bitte, damit auch nachfolgende Koko-Generationen davon profitieren können.

Termin finden und offiziell ankündigen sowie Raum buchen

Dem, der die VV organisiert, obliegt auch die Terminfindung. Ihr könnt das StuPa und die FSK fragen, was die für Wunschtermine haben, das müsst ihr aber nicht. Prüft aber, was sonst noch für Veranstaltungen an eurem Wunsch-VV-Termin stattfinden und verhaltet euch entsprechend.

Wichtig ist auch, dass an eurem Wunschtermin das Audimax wirklich verfügbar ist – prüft das, bevor ihr einladet! Fragt dazu bei der Lehrraumvergabe an.

Tipps zur Terminfindung:

• Möglichst mitten am Tag, dann sind die meisten Leute da
• Nicht Montag oder Freitags
• Im Audimax (Prestige und so)

Eine VV muss unbedingt 15 Tage im Voraus offiziell angekündigt werden! Offiziell heißt dabei, alle Studis und Doktoranden zu informieren, also am besten eine Einladung ans Schwarze Brett der StuVe im Foyer hängen und eine Mail an alle Studis über den Uni-Verteiler jagen (via Vorsitz).

Fragt in der offiziellen Einladungsmail auch, ob jemand noch Punkte auf der TO vermisst. Um überhaupt Themen für die TO zu bekommen, haltet einfach im StuVe-Büro die Ohren offen und fragt mal rum. Besonders der Vorsitz hat meistens was in petto…

Plakate

Bestellt 30x DIN A3 und 20x DIN A1 Werbeplakate für die VV beim WWA. Im Foyer dürft ihr 2 Bahnen aufhängen (jeweils Vorder- und Rückseite). Beachtet, dass das Facility Management alle Plakate im Foyer zum 1. und 15. eines Monats abhängt und wählt VV-Datum und Plakat-Aufhäng-Datum entsprechend.

Design und Druck bei den WWA brauchen etwa 3 Wochen. Die A3 Plakate könnt ihr an alle Fachschaftsräume hängen und an verschiedene Stellwände in Foyer und R-Gebäude. Lasst das Design der Plakate über den Koko-Verteiler abstimmen, sonst findet irgendjemand bestimmt was zu meckern. Das Design der VV-Plakate vom Wintersemester 14/15 fand allgemeinen Anklang. Es kann also durchaus wieder verwertet werden.

Noch mehr Werbung

Beschlussfähigkeit ist immer ein Problem (dazu muss 1% der Studierenden einer Entscheidung zustimmen das entspricht in etwa 100 Leuten). Deshalb ist Werbung unerlässlich!!!

Möglichkeiten dafür sind:

• Facebook-Event erstellen und alle Studis einladen
• In den Ersti-WhatsApp-Gruppen Werbung machen, sofern ihr die entsprechenden Leute dafür kennt
• Das „Seefenster“ am Seezeitshop anfragen und ihm eine PP-Folie schicken, die darauf in der VV-Woche laufen kann.
• Flyer: Designt 200 DIN A6- Info-Zettel und flyert die Mensa. Abflyern am Nachmittag nicht vergessen! Um 4 A6-Flyer auf eine Seite zu bekommen, copy-pastet das Layout auf 4 DIN-A4-Seiten und wählt in Words Druckoptionen 4 Blatt pro Seite. Ihr braucht ca. 300 Flyer – also 5 Seiten. Am besten in der VV-Woche flyern. Wenn ihr die Zeit, den Style und das Geld (also alles, was Koko`s so gefällt) habt, könnt ihr natürlich auch richtige Flyer designen.
• Kurzfristige Werbung: Hölzerne „Aufsteller“ (heißen echt so) beim Hausdienst ausleihen und mit kleinen Plakaten am Tag der VV ins Foyer und vor die Mensa stellen. Auch könnt ihr einfach am Tag der VV ein paar DIN A4-Zettel mit den Infos überall hinhängen, wo es auffällt. Evtl. bietet es sich auch an, querformatige DIN-A3 Plakate für die Aufsteller und die kurzfristige Werbung zu drucken.
• Kundenstopper könnt ihr beim Facility Management buchen und am Tag der VV mit Plakaten bestückt ins Foyer stellen.
• Es gibt Überlegungen, ein VV-Banner anzuschaffen.
• Fachbereichsreferenten anschreiben (Mail-Adressen siehe Anlage 2) und sie bitten, im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf die VV aufmerksam zu machen.
• In der VV-Woche durch die einzelnen Vorlesungen ziehen und Werbung machen wäre auch noch was
• Informiert das P&Ö-Referat, dass es die VV auf der AStA-Homepage promotet und via Facebook publik macht.

Beamer im Foyer

Einige Tage vor der VV könnt ihr auch Werbung über den Beamer im Foyer laufen lassen, wenn ihr diesen rechtzeitig reserviert (bei der Lehrraumvergabe; die Folien dafür ans Veranstaltungsmanagment schicken). Die Folien gehen mindestens drei Tage vorher abschicken. Geht sicher, dass ihr wirklich den Beamer im Foyer bucht und nicht nur den Stand davor!

Technik

2-3 Mikros ausleihen bei der KIM-Medientechnik (Raum der VV angeben, wenn ihr anfragt!). Jemand muss einen Laptop für die Powerpoint zur VV mitbringen.

Personal

Für eine VV braucht ihr etliche Helfer, die schwer zu rekrutieren sind. Sucht Leute, sobald der Termin steht. Ihr braucht:

• Moderator (mit Erfahrung und Regelkenntnis der GO)
• Protokollant (sehr schwer zu verpflichten!!!)
• 2 Leute, die Mikros im Saal für Fragen der Studis rumtragen
• Redeleitung (für Rednerliste)
• Jemand, der die Bescheinigungen ausstellt
• Wahlhelfer, die Auszählen und Wählerlisten am Eingang kontrollieren
• Leute fürs Flyern (auf- und abflyern)
• Referenten, die die einzelnen TOPs vorstellen. Vermeidet es nach Möglichkeit, Labertaschen dafür zu anzuheuern. Zeit ist bei VV`s recht knapp.
• Helfer für den Abbau

Bescheinigungen

Studis, die während der VV wichtige Veranstaltungen haben, brauchen z.T. Teilnahmebescheinigungen. Das sind zwar keine offiziellen Entschuldigungen, aber die meisten Dozenten akzeptieren das. Dazu muss auf der Bescheinigung Datum und Uhrzeit der VV stehen. Unterschrift und StuVe-Stempel für die Echtheit drunter setzen – fertig. Derzeit ist eine Absprache mit dem Senat in Schwebe, um uns zu ermächtigen, offizielle Entschuldigungen auszustellen.

PowerPoint

Eine Powerpoint (mit mehreren Folien, sonst gehen die Beamer kaputt!) ist nicht zwingend nötig, aber gut für Überblick und TO. Falls die Referenten der einzelnen TOPs Powerpoints verwenden wollen, lasst euch diese vorab schicken (Referenten fragen und Frist setzen) und mergt das zu einer PPT zusammen.

Abbau

Denkt dran, nach der VV die Technik und die Aufsteller zurückzubringen und im Laufe der nächsten Woche die Plakate abzuhängen. Bestimmt vorher Leute dafür!

Kosten

Plakat- und Stimmzettel-Druck kosten Geld. Diese können aus dem Topf des des HoPo-Referates entnommen werden oder über AStA-Töpfe.

Achtet besonders darauf, die Plakate nicht über die Uni, sondern über den AStA abzurechnen (evtl. dabei wie die Referate Geld beantragen?). Es wäre mit den Finanzreferenten zu klären, wie genau das Kostenverfahren eigentlich läuft.

Der VV-Tag

Am Tag der VV selber solltet ihr sicherstellen, dass alle Kokos so weit wie möglich für die VV-Orga verfügbar sind! Denn es gibt noch viel zu tun:

• Aufsteller holen und platzieren
• Kundenstopper aufstellen
• Flyern
• Audimax vorbereiten (Türen zuhängen, Tisch am Eingang aufbauen)
• Material (Urnen, Mikros, Stimmzettel, Teilnahmebescheinigungen ect.) ins Audimax bringen
• Die VV durchführen! Trefft euch am besten eine Stunde vorher, besprecht nochmal alles und prüft, ob alles geklappt hat.

Wählerverzeichnis

Für wichtige Abstimmungen braucht ihr eine Wählerliste, um sicherzugehen, dass jeder nur ein Mal abstimmt. Dazu schreibt ihr (nach Absprache mit dem AStA-Vorsitz und dem AStA-Sekretariat und einem AStA-Beschluss) eine Mail an Piekorz. Das sind sensible Daten, also wiedersteht alsprofessionelle Verwaltung eurem Drang zur Nutzenmaximierung und verkauft die Daten nicht!

Stimmzettel

Nehmt farbiges Papier und ruft für jede Abstimmung eine bestimmte Farbe aus. Das farbige Papier kriegt ihr bei der Büromaterialvergabe in C4 zu günstigsten Preisen (bei Corinna erstmal einen Kostenübernahme-Formular dafür unterschreiben lassen). Am Eingang zur VV kontrolliert ihr dann die Studierendenausweise und gebt danach die Stimmzettel aus. DIN A6 reicht für Stimmzettel vollkommen aus! Passt auf, dass die Leute nur durch einen Eingang reinkommen (Hinweisschilder an die anderen Eingänge hängen).

Urnen

Müsst ihr geheime Abstimmungen durchführen (dies kann jeder auf der VV beantragen), sind Wahlurnen sehr Hilfreich. Auch die gibt es beim Hausdienst. Abholung und Rückgabe bitte abklären.

7 Wochen vorher

• Termin festlegen
• Audimax buchen
• Ofiziell einladen
• Beamer im Foyer buchen
• Mikros buchen
• Personalsuche
• Plakate designen und in Druck geben
• Seefenster buchen
• Material beim Hausdienst buchen (Urnen, Aufsteller, Kundenstopper)

5 Wochen vorher

• Wählerverzeichnis organisieren

3 Wochen vorher

• Seefenster- und Beamer-Folien versenden
• Werbung via Faceboook
• Werbung via Whatsapp
• P&Ö-Referat informieren
• Powerpoint vorbereiten
• Plakate aufhängen

2 Wochen vorher

• Fachbereichsreferenten anschreiben
• Stimmzettel drucken
• Teilnahmebescheinigungen drucken

1 Woche vorher

• Flyern
• VV-Tag Aufsteller aufstellen
• Kundenstopper aufstellen
• Spam-Werbung mit A-4 Zetteln
• Audimax „absperren“
• Technik-Check
• Mikros abholen
• Urnen abholen

Nach der VV

Abbauen und Material zurückbringen