How to Protokoll

Falls von der Sitzungsleitung vorab keine bereits angepasste Protokollvorlage herumgeschickt wurde, gibt es Protokollvorlagen in der StuVe Cloud im jeweiligen Ordner des Gremiums

Allgemeines

• Vorläufige TO vor der Sitzung in das Protokoll übertragen
• TOPs entsprechend der vorläufigen TO vorab anpassen
• Es MUSS in jedem Protokoll festgehalten werden
  • Beginn und Ende der Sitzung
  • Sitzungs- und Redeleitung (Vor- und Nachname)
  • Protokollant*in (Vor- und Nachname)
  • Das diese angenommen wurden
  • Mit wie vielen Leuten die Sitzung beschlussfähig (nicht beschlussfähig) ist
  • Änderungen an die TO
  • Dass die TO angenommen wird
  • Anträge an die GO und Gegenrede müssen im Wortlaut wiedergegeben werden
  • Der Antrag im Wortlaut wie er final abgestimmt wird.
  • Abstimmungsergebnisse im Format Ja/Nein/Enthaltung + „Der Antrag wird angenommen/abgelehnt“
  • Vor- und Nachname der Kandidierenden sowie das Amt
  • Wahlergebnisse im Format Ja/Nein/Enthaltung, ungültige Stimmen + „Person wird zum xy gewählt/ nicht gewählt“
  • Ob die Wahl angenommen wurde/ die Person benachrichtigt wird
  • Änderungen der Sitzungs- und Redeleitung, sowie des*der Protokollant*in

Anträge

• Wer den Antrag vorstellt
• Fragen an Antragsteller*innen (+ Antworten) sinngemäß
• Meinungen/Diskussion sinngemäß
• Änderungsanträge im Wortlaut
• Antragstext wie er final abgestimmt wird
• Abstimmungsergebnisse im Format Ja/Nein/Enthaltung + „Der Antrag wird angenommen/abgelehnt“

Wahlen

• Name/Bezeichnung der Wahl als Untertop beim TOP Wahlen
• Vor + Nachname der kandidierenden Person
• Ob die Person anwesend ist und sich vorstellt, ob sie von jemandem anderen vorgestellt wird oder ob eine Bewerbung vorgelesen wird
• Ob es Fragen an die Person gibt (diese + Antworten sollten im Protokoll festgehalten werden)
• Ob eine Personaldebatte verlangt wird
• Wahlergebnis (Ja/Nein/Enthaltung, ungültige Stimmen) + „Person wird zum xy gewählt/nicht gewählt“
• Ob die Person die Wahl annimmt/ablehnt (wenn anwesend) oder ob sie benachrichtigt wird (wenn abwesend) Nach der Sitzung (so schnell als möglich)
• Anwesenheitsliste übertragen
• Protokoll auf Vollständigkeit überprüfen und ggf. Sätze ausformulieren
• Protokoll überarbeitet an Sitzungsleitung schicken und nach Überarbeitung der Sitzungsleitung nochmal kontrollieren und unterschreiben