How-to AStA-Orga

Anleitung für die AStA-Organisationsleitung der Studierendenvertretung der Uni Konstanz

Anforderungen

Allgemein

• Organisationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kenntnis der Geschäftsordnung (GO)
• Grunderfahrung im AStA

Aufgaben

Zu Beginn des Amtes

• Zugangsdaten für E-Mail (und gleichzeitig Cloud und BigBlueButton) beim Vorgänger oder dem StuVe-Sekretariat besorgen
• E-Mail-Signaturzeile ändern
• GO Lesen
• Einführung von Vorgänger oder Vorsitz bekommen

Einladen (§ 2 GO)

Tagesordnung (TO) erstellen (§ 4 GO)

• dauerhafte Tagesordnungspunkte
  • Eröffnung
  • Frag den AStA
  • ggf. Verabschiedung Protokoll (§ 12 Abs. 6 GO)
  • Berichte (§ 16 Abs. 3 GO)
  • Sonstiges
• spezifische TOPs
  • Anträge
  • Bitte etwa des Vorsitzes

Sitzungsunterlagen fertig machen

• ggf. in PDF umwandeln
• ggf. Aktenzeichen eintragen/korrigieren

Versenden der Sitzungsunterlagen

• in Sitzungsordner in Cloud
  • dort laufend aktualisieren
• Versenden an StuVe-Info-Mailman
  • evtl. einen Nachtrag versenden
• ausgedruckte Tagesordnung an StuVe-Brett beim Campus Café aufhängen
• Einladungsfrist (2 Tage bei ordentlicher Sitzung) beachten
• in E-Mail schreiben, wer Protokoll schreiben muss (gemäß Protokollreihenfolge)
• ggf. Nachrücker bei StuPa-Vertretungen informieren
  • auch andere Abmeldungen im Blick haben und um Beschlussfähigkeit bemühen (§ 5 GO)

Sitzungsleitung

vor der Sitzung

• Teilnehmerliste (Vorlagf in Clouda anpassen) ausdrucken und eintragen lassen
• ggf. online mit Eule und BigBlueButton vorbereiten (§ 14, 15 GO)
• ggf. Protokoll-Laptop bereit stellen

während der Sitzung (§ 8 GO)

• Eröffnung
• Vorschlag Sitzungs- und Redeleitung und Protokoll
• Vorstellung und Beschluss Tagesordnung
• jeden TOP ansagen, ggf. Einführung geben
• Redeleitung: Wortmeldungen in Reihenfolge notieren und drannehmen, GO-Anträge und ggf. Zwischenfragen werden sofort aufgerufen
• Diskussion zum Ergebnis führen
• ggf. GO-Anträge behandeln (§ 7 GO)
• Sitzung schließen

Nach der Sitzung

• ggf. Eule und Protokoll-Laptop zurück räumen
• Teilnehmerliste abheften
• ggf. Ergebnis kommunizieren (etwa mit Antragsstellern) oder um Umsetzung kümmern

Protokoll (§ 12 GO)

• vom Protokollanten bekommen (ggf. nachhaken)
• überarbeiten
  • abgleichen mit Protokollvorgaben für Aufwandsentschädigungen
  • insb. Formalia: Aktenzeichen, Anwesenheitsliste, Entschuldigt-Status, sind alle Beschlüsse (auch zu Änderungen und GO-Anträgen) klar?
  • Bei zu schlechter Qualität den Protokollanten zur Überarbeitung geben
• in nächster Sitzung beschließen lassen
• selbst unterschreiben und Unterschrift vom Protokollanten organisieren
• in Papier im AStA-Ordner abheften
• in Protokoll-Ordner in Cloud laden (Die ITler laden es dann auf die Webseite → ab und zu kontrollieren und ggf. erinnern)

Mail-Postfach

• regelmäßig rein schauen
• ggf. an zuständige Stellen (etwa Referate) oder Vorsitz weiterleiten
• Antragsstellern antworten und ggf. zur Sitzung einladen
  • externe Antragssteller mit umfangreicheren oder problematischen Anträgen erst eine Woche später einladen, Antrag aber vorher schon auf TO setzen, damit intern besprochen werden kann

weiteres

• in Austausch mit Vorsitz stehen, bei Anträgen ggf. auch mit Finanzreferenten/Haushaltsbeauftragtem
• an Gremienvorsitzsitzungen teilnehmen (etwa einmal im Monat)