Intra/StuPa/How To Präsidium

Dies ist eine Anleitung für die Arbeit des StuPa-Präsidiums.

Legislatur Ablaufplan

Geschäftsordnung

Zum Anfang einer Legislatur steht der Beschluss einer Geschäftsordnung für das Gremium an.

Haushalt

Im Wintersemester steht direkt die Ausarbeitung des Haushalts für das kommende Kalenderjahr an. In der Regel arbeitet der Haushaltsbeauftragte gemeinsam mit dem Finanzreferat einen Vorschlag aus, der grob auf dem vorigen Haushaltsplan und der tatsächlichen Ausschöpfung der verschiedenen Haushaltsstellen basiert.

Im Haushaltsplan werden vor allem große Kostenstellen der VS berücksichtigt, d.h. die Fachschaften, die Arbeitskreise, die zentralen Gremien, die Referate und etwa das Kulturticket berücksichtigt.

Der Haushalt muss formal in einer Rektoratssitzung bestätigt werden. Dabei ist die letzte Rektoratssitzung in der Regel Mitte Dezember. Das 13. StuPa-Präsidium hat bereits Ende der Vorlesungszeit des Sommersemester 25 angefangen, den konkreten Ablauf der Haushaltssitzungen zu planen. Der folgende Plan wurde eingehalten:

Zeitplan für die Haushaltssitzungen (2025)

Datum	Aktion
01. - 15. Oktober	Mail an die AKs und weitere Gruppen, die im StuVe-Haushalt berücksichtigt werden. (Mailvorlage 13. StuPa)
26. Oktober	Refresher Haushalt für die StuPaner (am StuVe-Wochenende Ende SoSe 25 wurde das Thema Haushalt bereits vom StuVe-Haushaltsbeauftragten präsentiert)
01. November	Erinnerungsmail an die AKs und andere Gruppen
06. November	1. Haushaltssitzung
13. November	2. Haushaltssitzung
20. November	3. Haushaltssitzung + Beschluss des Haushalts
24. November	Beschluss des Haushalts in der FSK (in der Hoffnung auf kein Veto)
27. November	Optionale 4. Haushaltssitzung, falls nötig wegen Verzug in den vorigen Haushaltssitzungen oder wegen Veto der FSK
01. Dezember	Zweite Chance: Beschluss des Haushalts in der FSK
15. Dezember	letzte Rektoratssitzung, wo der StuVe-Haushalt beschlossen werden kann (Frist Einreichung: 10 Tage vorher)
Habemus Haushalt!

Wichtige Aspekte zu beachten:

• Die Timeline richtet sich nach der letzten Rektoratssitzung, in der der Haushalt beschlossen werden kann (etwa Mitte Dezember).
• Es wurde ein Puffer von einer Woche eingebaut, falls der Beschluss eines Haushaltsantrags sich außerplanmäßig hinauszögert oder es andere unvorhergesehene Komplikationen gibt.

Kontaktdaten Antragsteller (13. StuPa)

In der Kontaktaufnahme mit den Arbeitskreisen kam es z.T. zu Schwierigkeiten. Die folgenden Kontaktdaten haben letztendlich funktioniert:

• Uni Theater (unitheater@uni-konstanz.de, maximilian.mertel@uni-konstanz.de)
• Podcast 9B (podcast@uni-konstanz.de)
• Fahrradwerkstatt (finanzen.ak-fahrradwerkstatt@uni-konstanz.de)
• Uni Kino Lumiere (kino@uni-konstanz.de)
• Nightline (nightline.hsg@uni-konstanz.de)

Rechenschaftsberichte

Die Referate, der Vorsitz, die Ausschüsse und die Arbeitskreise sind dem StuPa gemäß Organisationssatzung rechenschaftspflichtig. Dabei sollten Rechenschaftsberichte zum Ende jedes Semesters, mindestens aber zum Ende der Legislatur abgelegt werden. Da all diese Posten bereits ab der Konstituierung des StuPa im Juni/Juli besetzt werden können, können die Rechenschaftsberichte realistisch schon ab November eingefordert werden. Es lohnt sich die Berichte dann bereits ab Dezember bis spätestens im Januar zu behandeln. So kann ein gesunder Abstand zur Klausurenphase im Februar behalten werden, die zu einer geminderten Verfügbarkeit der Rechenschaftpflichtigen und StuPaner führen könnte.

Etwa 6 Monate später in den Wochen vor den Wahlen des neuen StuPas sollten dann auf ähnliche Weise die abschließenden Rechenschaftsberichte stattfinden, auf Basis derer die vom StuPa gewählten Vorsitzenden und Referent:innen entlastet werden. Das heißt, die Aufforderung sollte idealerweise schon Anfang Mai an alle Rechenschaftspflichtigen rausgehen.

Der folgende Zeitplan wäre vorstellbar:

Zeitplan bzgl. Rechenschaftsberichten (2025/2026)

Datum	Aktion
bis 15. November	Mail mit Aufforderung zu den Rechenschaftsberichten (Frist etwa: Ende November)
04. Dezember	Behandlung Rechenschaftsberichte
18. Dezember
15. Januar
29. Januar
...
bis 1. Mai	Mail mit Aufforderung zu den Rechenschaftsberichten (Frist etwa: Mitte Mai)
20. Mai	Behandlung Rechenschaftsberichte + Entlastung des Vorsitzes und der Referenten
27. Mai
03. Juni
10. Juni

Studentische Wahlen

Der Wahlausschuss (WA) und Wahlprüfungsausschuss (WPA) sollten Ende Januar bereits aufgestellt sein, damit die gemeinsame Arbeit mit dem universitären Wahlausschuss im Februar aufgenommen werden kann. Das StuPa besetzt dabei 2 - 3 Sitze der insgesamt 4 - 6 Sitze. Somit kann schon in der letzten Haushaltssitzung für diese Posten geworben werden und die Wahl der Mitglieder ab Dezember forciert werden.

Der folgende Zeitplan wäre vorstellbar:

Zeitplan bzgl. Besetzung des Wahlausschusses (2025)

Datum	Aktion
24. November	Werbung für den Wahlausschuss und Wahlprüfungsausschuss (etwa auch über Social Media und Plakate an der Uni; dazu P&Ö kontaktieren und mit der FSK-Koordination absprechen)
...
04. Dezember
...
18. Dezember
...
15. Januar	Wahlen in den Wahlausschuss (und Wahlprüfungsausschuss)
29. Januar	Wahlen in den Wahlausschuss (und Wahlprüfungsausschuss)

Hybride / Online Sitzungen

Vorbereitung / Einladung

Die Einladung muss die Systemvoraussetzungen, den Link und sonstige Anmeldedaten zum Einwählen in die Online-Sitzung beinhalten.

Ablauf der Sitzung

Checkliste zum Anfang der Sitzung

1. Username bitte "Vorname Nachname" -- ansonsten neu verbinden mit neuem Username
2. Identität der Teilnehmenden durch Bild oder Ton zweifelsfrei feststellen und prüfen, dass sich die Person mitteilen kann (Chat genügt)
3. Gem. § 13 Abs. 5 GO:

   Alle Teilnehmenden sind verpflichtet, sicherzustellen, dass die Sitzung nicht durch unbefugte Personen mitverfolgt werden kann. Ein Mitschneiden der Sitzung durch die Teilnehmenden ist unzulässig.

4. Erklärung der Onlineteilnahme:

Online Willensbekundung

Art	Aktion
Einfaches Handzeichen	"Hand heben" / "Raise your hand" Knopf unten im Hauptfenster (die Redeleitung sieht in BBB die Reihenfolge der Handzeichen) Alternativ auch im Chat kurz "Redebeitrag" schreiben
GO-Anträge	im Chat bitte kurz "GO-Antrag" und anschließend schriftlich oder mündlich ausformulieren
Zwischenfragen	im Chat bitte kurz "Zwischenfrage" und anschließend schriftlich oder mündlich ausformulieren
Abstimmungen	werden unten rechts im Hauptfenster von BigBlueButton eingeblendet

Abstimmungen und Wahlen

Das 13. StuPa Präsidium hat geheime Abstimmungen und Wahlen in hybriden / online Sitzungen gemieden, da dort besondere Anforderungen gelten. Zum Ende der Legislatur wurde jedoch eine Wahl über Polyas durchgeführt.

Geheime Wahlen / Abstimmungen über Polyas

Es lohnt sich schon in der Vorbereitung auf eine hybride Sitzung mit einer potenziellen geheimen Wahl / Abstimmung bereits das Live-Voting-Projekt in Polyas anzulegen und eine Liste der Uni-Mail-Addressen aller StuPaner:innen vorzubereiten. Ggf. kann die StuVe IT bei der Vorbereitung aushelfen.

Das Vorgehen in der Sitzung war wie folgt:

1. StuPa entscheidet die Wahl durchzuführen
2. StuPa Präsidium stellt einen Initiativantrag auf Rückerstattung der Kosten über den StuPa-Haushaltstopf
3. Die Sitzung wird für 15 Minuten ausgesetzt, damit das Präsidium alles in Polyas einrichten kann und für den Dienst zahlen kann. Zusätzlich braucht der Dienst noch einpaar Minuten, um alles zu verarbeiten und die Mails mit den Zugangsdaten an die Stimmberechtigten zu verschicken.
4. Der Wahlgang wird eröffnet und wieder geschlossen, sobald alle ihre Stimme abgegeben haben.

Nicht-Geheime Abstimmungen über BigBlueButton

Für nicht-geheime Abstimmungen bietet BigBlueButton eine Umfragefunktion an, über den das Präsidium auch verifizieren kann, dass nur Abstimmungsberechtigte gezählt werden, sofern die Umfrage als nicht-anonym gestartet wird.

Zum Erstellen einer BBB Umfrage den "+"-Button unten links im Hauptfenster drücken und die Option "Quiz/Umfrage starten" auswählen. Es öffnet sich anschließend ein Fenster zum Erstellen der Umfrage.

Sobald die Umfrage gestartet ist, wird unten rechts im Hauptfenster die Umfrage angezeigt.

Die Benutzeransicht einer laufenden Umfrage in BigBlueButton

Anforderungen ans Protokoll

Im Protokoll werden die Systemvoraussetzungen und der Grund für die digitale Sitzung festgehalten.